Outlook 2010: Werk nog een stapje sneller

 

[columns][span10]Snelle stappers zwartOutlook 2010 biedt allerlei leuke handigheidjes waarmee je nog sneller je mail kunt behandelen. Eerder schreef ik al over de werkbalk Snelle Toegang, waarop je je veelgebruikte knoppen kwijt kunt. Een ander hulpje om sneller te werken, is de snelle stap.

Snelle stappen is bedoeld om meerdere acties tegelijk toe te passen op e-mailberichten. Stel, je verplaatst heel vaak berichten naar een projectmap of je e-mailarchief. Dan is het behoorlijk handig om dat met een druk op de knop  of 1 sneltoets  uit te voeren. Met Snelle Stappen kan dat.

 

Standaard snelle stappen

In Outlook zijn enkele standaard snelle stappen al voorgeprogrammeerd, zoals doorsturen naar manager, bericht aan team en gereed. Bij die laatste wordt een e-mail als gelezen gemarkeerd en verplaatst naar een mailmap. Bij deze standaard snelle stappen wordt je gevraagd om ze te configureren bij het eerste gebruik. Zo zul je moeten aangeven wie jouw manager is, wie de leden van je team zijn of naar welke map je berichten verplaatst moeten worden.

 

Eigen stappen

Je kunt dus al heel veel tijd besparen met deze snelle stappen, die je immers handelingen en dus tijd besparen. Maar echt leuk wordt het pas met je eigen snelle stappen. Zo heb ik een snelle stap ingesteld voor het maken van een taak op basis van een e-mailbericht. Dat is een functie die ik namelijk heel vaak gebruik bij het op orde houden van mijn mailbox. Het e-mailbericht verplaats ik dan naar mijn archief, waar het blijft staan totdat ik die informatie weer nodig heb. Het zijn verschillende handelingen die ik heb samengevoegd tot 1 snelle stap.

 

Sneltoetsen

Mocht dit nog niet genoeg tijdsbesparing zijn voor je, dan kun je nog een stapje verder gaan. Stel dan een sneltoets in voor je snelle stappen. Zeker als je net als ik vooral met het toetsenbord werkt, kun je hiermee supersnel werken. Er zijn 9 sneltoetsen beschikbaar voor de snelle stappen (Ctrl-Shift1 t/m 9), waarschijnlijk is dat meer dan genoeg.

Helaas kun je de individuele snelle stappen niet toevoegen aan je werkbalk Snelle Toegang. Wel kun je de galerie Snelle Stappen aan deze werkbalk toevoegen.

 

Stappen beheren

Wil je je stappen anders instellen, een nieuwe sneltoets toewijzen of heb je een nieuwe baas gekregen? Voor alle wijzigingen in de Snelle stappen kies je voor Snelle Stappen beheren (klik op de rechter onderhoek van de galerie of klik met de rechtermuisknop op een Snelle Stap en kies Snelle Stappen beheren…)

Hier kun je ook de volgorde van de Snelle Stappen aanpassen, wat handig kan zijn. Zorg ervoor dat je de meeste gebruikte stappen bovenaan heb staan!

Snelle stappen beheren in Outlook

 

 

 

 

 

 

 

 

Gerelateerde artikelen:

 

[/span10][span2][/span2][/columns]