Outlook agenda: snel afspraken terugvinden

[columns][span10] Zoeken naar afspraken in de Outlook agenda met Ctrl-E

Een specifieke afspraak terugvinden in Outlook kan nog een hele klus zijn. Zeker als je agenda goed gevuld is of als je deze al lang gebruikt. Nog steeds zie ik klanten op de ouderwetse manier van week naar week bladeren op zoek naar die vergadering of afspraak. De zoekfunctie met/of zonder sneltoets Ctrl-E is echter ook in de agenda beschikbaar. Snel een afspraak zoeken én terugvinden is dus gewoon een kwestie van de juiste zoektermen intikken en op enter drukken.

 

Overzicht van terugkerende afspraken

Veel vergaderingen worden meerdere keren per jaar ingepland. Sommige afspraken zijn vaste prik: iedere maandag werkoverleg, iedere tweede dinsdag van de maand vergadering van het MT en ga zo maar door. Deze afspraken plan je in via het terugkeerpatroon. Andere terugkerende vergaderingen worden handmatig ingepland omdat zo’n vast patroon ontbreekt. In het laatste geval kun je met de zoekfunctie makkelijk een overzicht creëren van alle datums dat die vergadering gepland is. Meer informatie over de zoekfunctie vind je hier…

Betreft het een afspraak met terugkeerpatroon, dan is deze opgeslagen als één item. Je zoekactie zal dan maar 1 resultaat opleveren.

 

Zoekgebied

Afhankelijk van je instellingen kan de zoekactie meer of minder resultaten opleveren. Als bij de zoekopties staat aangegeven dat alleen resultaten uit de huidige map moeten worden weergegeven, dan kan de oogst nog wel eens magertjes zijn. Probeer in zo’n geval eens de knop ‘Alle agenda-items’ links op het tabblad ‘Hulpmiddelen voor zoeken’ (Outlook 2010).

 

Weergave

De zoekresultaten worden gegeven in de vorm van een lijst. Wil je weer terug naar de normale agendaweergave, dan klik je gewoon weer op het icoontje van de agenda op op Esc. Je normale weergave keert dan weer terug.

 

Gerelateerde artikelen:

 

[/span10][span2][/span2][/columns]