Waarom tuinieren noodzakelijk is

onderhoud van je takenlijstHet was een zaterdag in de lente van 2014, de zon scheen heerlijk in mijn tuin. Terwijl ik de voorjaarslucht opsnoof drongen zich herinneringen op aan ontspannen vakanties van weleer. Maar toen ik met een glas wijn richting tuinstoel liep, merkte ik dat mijn vakantiegevoel langzaam verdween.

Het duurde een paar minuten voordat ik me realiseerde waar het door kwam: overal waar ik keek was het groen. En ik bedoel niet het groen van de blaadjes aan de rozenstruik die begonnen uit te komen. Nee, ik bedoel vooral het groen van onkruid in de borders en de lange slierten klimop die ongegeneerd mijn terras op kropen.

Nog verontrustender was het geel van de paardenbloemen hier en daar. Het herinnerde me aan mijn takenlijst waar ‘de tuin doen’ al een paar weken bovenaan prijkte. En ik besefte dat ik het nu niet verder kon uitstellen. Mijn ‘vakantie’ was voorbij.

Een takenlijst vol met taken die telkens blijven hangen, bijna iedereen heeft er last van. En het is net als met een overwoekerde tuin: als je niet van tijd tot tijd flink snoeit, verdwijnen de zaken die de moeite waard zijn uit het oog. In een van mijn vorige blogs gaf ik je al tips om de takenlijstterreur tegen te gaan. Vandaag een paar extra tips die je helpen om te gaan met taken die maar blijven staan. Tuinieren in de takenlijst zullen we maar zeggen.

 

Tip 1: de Ooit/Misschien-lijst

Veel taken blijven hangen op je takenlijst omdat ze helemaal niet zo belangrijk of dringend zijn. Het zijn reminders dat we nog eens een keer iets moeten opzoeken, dat interessante boek nog eens kunnen lezen of eens een keer contact moeten opnemen met een iemand die ons verder kan helpen. Maar geen van die dingen hebben onze onmiddellijke aandacht nodig. En dus blijven ze hangen.

Een tip uit de koker van David Allen maakt korte metten met deze categorie: maak een lijst aan met dingen die je misschien ooit nog wel eens zou willen doen, maar waar je nu geen tijd voor wilt maken: je Ooit/Misschien-lijst.

Daar zet je dus geen zaken op die regelmatig onderhoud vergen en ook geen dringende of heel belangrijke dingen. Maar wel de dingen die je leuk lijken om te doen of zinnig en interessant en die je anders eeuwig zou doorschuiven op je takenlijst omdat je er toch niet aan toekomt. Parkeer ze gewoon op de Ooit/Misschien-lijst en voorkom zo dat je schuldgevoel iedere dag groeit.

Kijk je ooit/misschienlijst wel regelmatig door, anders vergeet je al die inspirerende en misschien toch soms wel handige zaken!

 

Tip 2: de 3-dagenregel

Nu je een parkeerplek hebt gevonden voor al die ideeën en plannen, is het tijd om te kijken wat je moet doen met de overige taken. Want hoewel jij waarschijnlijk vindt dat ze eigenlijk wel vandaag nog moeten, is de waarheid dat er gewoon niet genoeg uren passen in een dag om dat allemaal af te handelen!

Een van mijn strenge regels bij de basistraining van Ondernemen met FOCUS is dat je nooit een mail in je Inbox laat staan als je er nog iets mee moet doen. In plaats daarvan maak je er een taak van. De mail zelf gooi je weg of je zet hem zolang in je archief tot het moment dat je er mee aan de slag gaat.

Dat ruimt de mailbox aardig op, maar het heeft onvermijdelijk tot gevolg dat mijn cursisten bij de tweede trainingsdag enigszins gedemotiveerd binnen komen: hun takenlijst is nu ellenlang. En iedere dag schuiven ze de hele rij met taken weer op en ze hebben het gevoel dat ze geen meter opschieten.

Peter Bregman, consultant en blogger op Harvard Business Review, heeft daarvoor een oplossing bedacht. In zijn boek ’18 minuten’ schrijft hij hoe hij met succes de 3-dagenregel toepast: als een taak langer dan 3 dagen op zijn takenlijst blijft hangen, dan onderneemt hij actie. Dat wil niet zeggen dat hij alle taken alsnog afhandelt. Peter kiest uit de volgende mogelijkheden:

Meteen doen

Vooral als het gaat om kleine klusjes die je uitgesteld hebt, zoals telefoontjes, een mailtje beantwoorden of iets delegeren aan iemand anders.

Inplannen voor een later tijdstip

Vandaag echt geen tijd of het is een tijdrovende klus: zet hem in je agenda. Al is het met een datum over 3 maanden: maak er in je agenda tijd voor vrij. Want tijd heb je niet, tijd maak je.

Merk je dat je ook dan in werkelijkheid geen tijd maakt voor die klus, dan pas je optie 3 toe:

Laat het gaan

Al die taken, klussen of voornemens waar je telkens geen tijd voor blijkt te maken omdat ze niet belangrijk genoeg zijn (in vergelijking tot al het andere dat nu speelt) worden gewoonweg niet gedaan. Dus dan is het tijd om je takenlijst en planning in overeenstemming te brengen met de werkelijkheid: schrap ze!

Met name optie 3 is van belang als je het mij vraagt. We blijven te lang vasthouden aan het droombeeld dat we superman of supervrouw zijn en werkelijk álles aankunnen. De werkelijkheid is: dat kunnen we níet. Schrappen dus!

Ik schrap mijn taken inderdaad meestal als ik merk dat ik ze 3 x heb doorgeschoven. Blijkbaar vind ook ik het lastig om te erkennen dat ik niet superwoman ben. Maar uiteindelijk blijkt het niet belangrijk genoeg om er tijd voor te maken, dus dan verdient het ook geen plek meer op mijn takenlijst.

 

Wat overblijft: aandacht

Het mooie is dat als je je takenlijst goed opschoont al die andere dingen die wel echt gedaan moeten worden meer aandacht krijgen. Want een overload aan taken werkt alleen maar ontmoedigend en dus averechts. Met minder op je takenlijst is de kans groter dat je de belangrijkste dingen wél gedaan krijgt. En ook de dingen die nu eenmaal regelmatig onderhoud vergen, zoals een tuin.

 

Een week na mijn tuinavontuur brak de zon weer eens overtuigend genoeg door om mij over te halen plaats te nemen in de tuinstoel. Met ’18 minuten’ in de ene hand en opnieuw een glas wijn in de andere keek ik uit over mijn tuintje waar hier en daar nog wat groen uit de grond piepte maar de rozen gesnoeid waren en de lange slierten klimop verdwenen. Net als die ene taak van mijn lijstje “de tuin doen”. Het was tijd voor een korte ‘werkvakantie’.

 

Gerelateerde artikelen:

Click Here to Leave a Comment Below