Mail-overload: nieuwsbrieven

[columns][span8]

Altijd op de hoogte. Moet dat?

Ik ken ondernemers die geabonneerd zijn op tientallen nieuwsbrieven omdat ze vinden dat ze bij moeten blijven op hun vakgebied. Maar de informatie die ze dagelijks binnenkrijgen is zo ongelooflijk groot dat dát dus onmogelijk is! Het is gewoon niet bij te houden.

Als gevolg daarvan ervaren ze behoorlijk veel stress, want al die ongelezen post blijft toch stiekem in het achterhoofd dwalen als ‘iets dat nog moet’. Ik adviseer ze om zich af te melden voor het gros van de nieuwsbrieven en alleen de beste info nog binnen te laten komen.

Angst om iets te missen

Toch is dat voor veel ondernemers echt heel lastig. Want stel je nou voor dat je iets mist? Informatie die je misschien wel eens nodig zou kunnen hebben!? Er is zelfs een naam voor: FOMO, oftewel Fear of Missing Out.

Ik kan je gerust stellen: ook zonder al die nieuwsbrieven in je mailbox hoef je niets te missen. Want mocht je informatie echt nodig hebben, dan is het altijd weer terug te vinden op het internet. Een kwestie van slim zoeken.

Altijd op de hoogte? Nee, dat hoeft dus niet!

Sterker nog: als je mailbox overstroomt met niet relevante post is de kans groter dat je iets over het hoofd ziet dat wel belangrijk is. Zoals een mail van een klant, een verzoek om een offerte of…. nou, vul zelf maar in.

Dus juist door je angst om iets te missen los te laten, wordt de kans dat je ook echt iets mist een stuk kleiner!

[/span8]
[span4]

[/span4][/columns]

[columns] [span10]

In de praktijk

[icon icon=icon-question-sign color=#000000 ] Stap 1: hoe staat het ermee?

Hoe groot is de informatie-overload in jouw mailbox? Ben je iedere dag helemaal bij, heb je al regels ingesteld en was je al kieskeurig met wat je laat binnenkomen aan nieuwsbrieven en updates? Of loopt de boel helemaal vol met allerlei informatie waarvan je niet precies weet wat je ermee moet?

[icon icon=icon-pencil color=#000 ] Stap 2: wat is belangrijk?

Welke onderwerpen of e-mails zijn voor jou inderdaad zo belangrijk dat ze een plekje in je Inbox verdienen?

Wat ik nu van je vraag is na te denken over welke mails daadwerkelijk in je Inbox horen en die je ook diezelfde dag nog jouw aandacht verdienen. Dit in tegenstelling tot de e-mails die wel interessant of leuk zijn (en waar je wellicht wel een regel voor zou kunnen aanmaken).

Iedere ondernemer hanteert andere criteria. Ik ben benieuwd welke onderwerpen voor jou op de eerste plaats komen.

[icon icon=icon-check color=#000 ] Stap 3: de mailbox op orde brengen

Je weet nu wat je moet aanpakken om orde op zaken te krijgen of te houden. Maar zelfs als je uitmuntend gescoord hebt hierboven is het de moeite waard om de volgende stappen te nemen en zo de vloed aan nieuwsbrieven terug te brengen:

1. Meld je af voor ongelezen nieuwsbrieven

Als je weinig tijd hebt, dan gun je jezelf geen moment om even na te denken of je een nieuwsbrief de volgende keer nog wel wilt krijgen. Dus druk je nu op de delete-knop. Het resultaat is dat die nieuwsbrief volgende week of maand toch weer je Inbox binnendringt.

Het is daarom slimmer om eerst te beslissen of dat Ezine, Nieuwsbulletin of hoe het ook heet nog een plekje in je mailbox verdient. En is het antwoord ‘Nee’? Meld je dan ook meteen af. De afmeld-link vind je meestal onderaan de mail.

Deze aanpak kost een paar seconden meer maar levert je enorme tijdwinst en meer overzicht op. De moeite waard dus!

2. Maak een ‘nieuwsbrieven’-map onder je Inbox

Maak een mapje aan waar je je nieuwsbrieven in laat binnenkomen of naar toe verplaatst. Zo’n mapje verstop je overigens niet in je archief, want dan zie je die nieuwsbrieven nooit meer terug.

Gebruik je Outlook, maak dan een submap onder je Inbox aan om duidelijk te maken dat het hier wel gaat om post die nog behandeld moet worden. Op de Mac ontkom je er eigenlijk niet aan om een postbus in je archief te maken hiervoor. De truc is om die postbus dan bovenaan in de lijst te zetten, zodat hij zichtbaar is. Dat doe je door de mapnaam met een  cijfer of een bijzonder teken te laten beginnen (bijv. @).

3. Tot slot: het nieuws bijhouden

En nu wil je natuurlijk toch al die nieuwsbrieven lezen. Scan daarom een keer per week (of zo vaak als jij dat nodig acht of er tijd voor hebt) de mails die in het nieuwsbrievenmapje staan. Zijn ze interessant, dan lees je ze aandachtig. Zijn ze niet echt de moeite waard, ga dan naar stap 1: afmelden.

Merk je dat je verschillende nieuwsbrieven binnenkrijgt over een en hetzelfde onderwerp? Kies dan de allerbeste uit en beperk je daartoe. Je kunt beter één nieuwsbrief goed lezen dan 5 nieuwsbrieven ongelezen in je mailbox hebben staan.

[/span10][span2]

[/span2][/columns]

[columns][span10]

Meer over Loslaten:  Slimmer Werken 3.0

[/span10][span2][/span2][/columns]

[columns][span5]

[/span5][span7]

Deze les is een bewerking van een les uit de online training Slimmer Werken 3.0. Wil je meer leren over Loslaten in je Mailbox? Dan wil je misschien wel de volledige training volgen. Daar krijg je onder andere toegang tot de instructievideo’s om regels in te stellen voor het automatisch doorsluizen van je mails.

[/span7][/columns]