Stel je voor: je wil vanaf nu je energie beter bewaken. Vol goede moed neem je je dus voor om iedere week als eerste je planning te maken (ja, je hebt de vorige Hacks & Habits gelezen).
Maar dan plant een collega opeens een bespreking op maandagochtend om 9 uur in je agenda. Weg planningsmoment!
Dat overkwam onlangs een vriendin van me. Zij is niet de enige. Een klant van me klaagde deze week dat hij nooit tijd heeft voor een lunchpauze want collega’s plannen er zonder pardon besprekingen overheen.
Het zijn herkenbare situaties. Je agenda loopt vol, je pauzes verdwijnen, en voor je het weet ben je de hele dag aan het rennen zonder een moment om bij te komen.
Gelukkig zijn er twee simpele Outlook‑instellingen waarmee je de regie én de rust terug kunt pakken.
1. Terugkerende afspraak
De kracht van de terugkerende afspraak is dat je één keer nadenkt en je Outlook agenda je daarna helpt om je rust te bewaken. Hoe?
Plan één keer je lunchtijd, je rustige maandagochtend of je focusblok in en zet er een herhalingspatroon op.
Moet je het een keer toch verplaatsen?
Dan verschuif je alleen die ene keer. Naar een ander tijdstip of naar een andere dag eventueel. Je tijd blijft gereserveerd en je energie bewaard. En het patroon trouwens ook.
2. Tijd voorlopig beschikbaar
Het begint natuurlijk met je tijd reserveren voor de afspraken met jezelf. Dat kan helaas betekenen dat je agenda geen ruimte meer biedt voor afspraken met anderen.
Wil je tijd vrijhouden voor ‘jezelf’, maar wel beschikbaar blijven? Markeer dan een afspraak als ‘voorlopig’. Zo zien je collega’s dat je iets hebt staan, maar kunnen ze nog steeds iets inplannen als het echt nodig is.
Het is een zachte grens: zichtbaar zonder alles te blokkeren.
Maak(t) het gemakkelijker
Deze hacks maken het gemakkelijker voor je om de ruimte in je agenda te bewaken.
Wil je het nog makkelijker maken? Betrek dan je collega’s erbij. Vertel ze hoe jij plant en waarom bepaalde momenten belangrijk voor je zijn. Je zult merken dat ze dat prima begrijpen en soms zelfs je voorbeeld gaan volgen.
De rustige zomerperiode is trouwens ideaal om te experimenteren met hacks als deze en om je agenda en mailbox te optimaliseren. Laat het weten als je daar eens over wilt sparren.
Groet,
