In januari had ik het over iets kleins dat verrassend veel invloed heeft: je mailbox bijhouden. Klinkt simpel. Is het vaak niet. Want je bepaalt maar deels zelf wat er allemaal op je bordje belandt. De ene week is het een serene stilte, de week erna een storm. En precies daardoor is het lastig om tijd te maken voor wat er écht toe doet.
Veel klanten zeggen dan: “Het is niet te plannen. Het is te hectisch. Te onvoorspelbaar.”
En om eerlijk te zijn: soms is dat zo. Maar dat betekent niet dat je machteloos bent.
Pak de regie terug
Bij veel mensen staat de agenda vol met vergaderingen en klantafspraken. Daardoor lijkt er geen ruimte meer voor al die andere dingen die óók moeten. Maar dat komt niet zozeer door die afspraken. Het komt vooral doordat je geen rekening houdt met alles wat er tussendoor piept.
En daar zit precies de kans. Want er is een eenvoudige manier om weer grip te krijgen: bouw gewoon ruimte in voor het onvoorziene. Zodra je al dat ad‑hoc werk een plek geeft, wordt het rustiger. In je agenda. In je hoofd. In je week.
Plan het onplanbare
“Maar hoe dan?”, hoor ik je denken. Want ja, ad‑hoc is per definitie, nou ja… ad‑hoc.
Toch kun je er prima rekening mee houden. Het gaat er namelijk niet om dat je voorspelt wanneer iets onverwachts gebeurt. Het gaat erom dat je je planning niet dichtmetselt. Dat je ruimte laat. Dat je adem overhoudt voor het leven dat zich niet aan jouw planning houdt.
Doe je dat niet, dan loop je steeds achter de feiten aan. Dan wordt je planning een soort optimistische gok. En dat kost energie. Elke dag opnieuw.
Dat kan dus ook anders, zoals Ruben heeft ervaren:
“Alle ballen in de lucht houden is lastig, maar dankzij de sessies met Patrice weet ik nu dat realistisch plannen echt helpt. Minder stressmomenten en meer voldoening omdat ik meer ruimte heb om ad hoc zaken af te handelen.“
Ademruimte is een must
Die ademruimte is geen luxe. Het is brandstof. Het is wat je nodig hebt om overeind te blijven in een drukke omgeving. Net zoals adem onmisbaar is om te kunnen leven.
En op de momenten dat het wél rustig is? Dan heb je genoeg op je takenlijst om op te pakken. Die ruimte is dus nooit verspild. Het maakt je planning juist realistisch – en uitvoerbaar.
Dus: creëer die ruimte. Zodat je weer op adem kunt komen.
Hoe bouw je ruimte in je agenda voor ad hoc?
Het is lastig om iets te plannen dat onplanbaar lijkt, maar toch kan het.
Hieronder de stappen om snel meer ademruimte in je planning te krijgen.
Hou een week of 2 bij hoeveel tijd je kwijt bent aan ad hoc activiteiten. Doe dit grofweg, het komt niet op de minuut nauwkeurig.
Is dat 25% van je tijd of 75%?
Afhankelijk van je functie kan dat flink verschillen. Iemand die een helpdeskfunctie bekleedt, zal zeker 75% of meer scoren. Voor veel andere functies is de ad hoc factor gelukkig veel lager.
Je weet hoeveel het gemiddeld is per week. Nu moet je er in je planning nog rekening mee houden. Hou die tijd dus vrij, plan er geen afspraken of werk in. Zo kun je schuiven met andere klussen als er weer iets tussendoor komt.
De ene week zal het drukker zijn en andere weken rustiger. Is het écht rustig? Dan heb jij vast nog wel wat klussen op je todo-lijst staan.
Blijf in de peiling houden wat jouw gemiddelde ad hoc-factor is en pas je planning erop aan. Want ook gedurende het jaar zal dit fluctueren.
Succes!
