Soms kun je jezelf met een kleine aanpassing een boel tijd besparen. Bijvoorbeeld door de programma’s die je veel gebruikt aan jouw wensen aan te passen. Gelukkig kan dat ook in Outlook. Althans, je kunt de knoppen in het lint aanpassen.
Wat is het lint en waarom zou je het aanpassen?
Het lint vind je in alle Microsoft programma’s en bevat allerlei knoppen verdeeld over tabbladen. Jij noemt het misschien gewoon de werkbalk, want zo heette het voor 2010 ook. Het meest gebruikt is het tabblad Start, dat standaard zichtbaar is en waar de meest gebruikte knoppen staan. Zoals knippen en plakken, om maar iets te noemen.
Aanpassen?
Veel gebruikers hebben er nog nooit aan gedacht om een werkbalk of het lint in een programma aan te passen. Waarom zou je dat eigenlijk doen? Het antwoord is heel simpel: om meer overzicht te creëren en vooral om opdrachten sneller toegankelijk te maken.
Op zo’n lint staan namelijk ontzettend veel opdrachten die je zelden of zelfs nooit gebruikt. Ook staan er opdrachten waarvan je inmiddels de sneltoets wel uit je hoofd kent. Zoals Ctrl-R om een bericht te beantwoorden. Als je altijd de sneltoets gebruikt, dan hoeft de betreffende knop helemaal niet op het lint te staan. Dus, zoals het een echte professional organizer betaamt, raad ik je aan je lint eens goed op te ruimen: weg met alles wat je niet gebruikt!
Vervolgens heb je op je lint veel plaats over waar je opdrachten neer kunt zetten die je wel veel gebruikt en waar geen sneltoets voor bestaat. Die zijn dan met een paar toetsaanslagen uit te voeren. Zo heb ik de knoppen voor ‘het leesvenster uitzetten’ en ‘weer inschakelen’ toegevoegd aan mijn tabblad Start, omdat ik deze knoppen veel gebruik. Ze zijn ook beschikbaar op het tabblad Beeld, maar daar moet ik dan eerst weer een submenu activeren, voordat deze knoppen zichtbaar zijn. Een extra stap, die ik graag oversla.
Of juist niet?
Met het aanpassen van het lint in Outlook kun je veel tijd besparen. Maar: je kunt er ook heel veel tijd met verliezen. Lees deze blog maar eens waarom je op je tellen moet passen als je vooral bezig bent met efficiënter werken. (Spoiler alert: verander alleen de zaken die je heel vaak gebruikt. Dat is het slimste.)
Verwijderen en toevoegen
Een enkele knop van een standaard groep verwijderen, kan helaas niet. Dat wil zeggen, je kunt de standaard opdrachten in het lint alleen verwijderen door de hele groep waartoe ze behoren weg te halen. Staan er in zo’n groep toch een of twee opdrachten die je wilt behouden? Dat is geen probleem, je voegt ze later gewoon toe aan je eigen aangepaste groep.
Je mag geen extra knoppen toevoegen aan de bestaande groepen. Dit kan alleen door zelf een nieuwe groep aan te maken en daar je knoppen aan toe te voegen.
Hoe ruim ik het lint op?
- Klik met de rechtermuisknop op een plek in het lint
- Kies ‘Het lint aanpassen…’
- Klik in het rechterdeel van het dialoogscherm op het tabblad dat je wilt opschonen
- Selecteer de groep die je niet gebruikt en klik op de knop ‘<< Verwijderen’ in het midden
Hoe voeg ik knoppen toe?
- Zet de cursor op de plek waar je de nieuwe groep wilt toevoegen
- Klik op de knop ‘Nieuwe groep’ rechtsonder in het scherm
- Kies nu in het linkerdeel uit het lijstje welke opdrachten je wilt toevoegen. Zelf kies ik altijd voor ‘Alle opdrachten’ en tik ik de eerste letter in van de opdracht die ik zoek
- Selecteer in de lijst de opdracht die je wilt toevoegen aan het lint
- Klik op ‘Toevoegen’ in het midden
Sneller en slimmer werken
Speel maar eens met het lint en richt het helemaal naar eigen wensen in. Vooral als je vaker naar bepaalde opdrachten moet zoeken, kan deze methode je heel veel tijd besparen. En dat is nou sneller enslimmer werken. Overigens kun je dit ook in oudere versies van Outlook doen, alleen ruim je dan de werkbalken i.p.v. het lint op. En dat is nog steeds slim om te doen 😉