Er wordt veel geschreven over kosten besparen door de administratie zelf af te handelen. Maar lang niet alle ondernemers zitten erop te wachten om zelf al die facturen in te kloppen. De administratie wordt door een meerderheid van de ondernemers gezien als een van de vervelendste dingen die horen bij het zelfstandig ondernemersschap. Dus besteden ze dat juist maar al te graag uit!
Toch hoeft het zelf voeren en onderhouden van een administratie helemaal niet ingewikkeld te zijn en ook niet veel tijd te kosten. Hieronder een paar tips die het makkelijker maken zelf de administratie te doen.
1. Hou de administratie zo eenvoudig mogelijk:
• Gebruik niet teveel verschillende kosten- en opbrengstensoorten. Het heeft geen nut veel verschillende kosten heel gedetailleerd te administreren, tenzij dat zaken zijn waar je op wilt sturen of waar je over moet rapporteren (bijv. voor de fiscus).
• Denk ook van tevoren na over hoe je je facturen wilt archiveren, of het nu op papier of digitaal is. Maak niet teveel verschillende klappers of onderverdelingen, dat maakt het vaak maar lastiger om iets terug te vinden.
Lees meer over je archief indelen
2. Investeer in een gemakkelijk en goed boekhoudprogramma:
Een goed boekhoudprogramma hoeft niet duur te zijn om toch heel veel mogelijkheden te bevatten. Maar voorkom dat je veel geld uitgeeft aan een boekhoudprogramma met toeters en bellen die je toch niet gebruikt. En waar juist de overvloed aan mogelijkheden juist het gebruikersgemak in de weg staat.
Zelf gebruik ik inmiddels alweer een paar jaar Moneybird en dat kan ik je van harte aanbevelen. Een gemakkelijke interface, duidelijke overzichten, facturen in pdf worden ingelezen zodat je niet meer als zelf hoeft in te kloppen en dankzij de koppelingen met steeds meer banken wordt zelfs je bankboek automatisch bijgewerkt. Kortom: het gemakkelijkste boekhoudprogramma dat ik tot nu toe ben tegen gekomen. En ik heb er al heel wat gezien!
Tip: Welk programma je ook kiest, zorg voor een duidelijke handleiding. Je bespaart jezelf tijd en ergernis door je goed te (laten) instrueren over hoe het programma gebruikt moet en kan worden. Maak voor jezelf een korte werkinstructie, zodat je precies weet welke stappen jij moet doorlopen om de administratie weer op orde te hebben.
3. Handel je binnengekomen facturen consequent en snel af:
- Maak een bakje of map en verzamel daar al je facturen in.
- Plan de betaling eerst in, eventueel met een datum in de toekomst.
- En verwerk vervolgens je facturen een keer per week of een keer per maand, wat het beste bij jou past.
- Boek de factuur in in je boekhoudprogramma
- Archiveer de factuur in de juiste map.
Mocht er een vraag zijn over een van de facturen, dan weet je altijd waar je die kunt vinden: óf in de ordner c.q. archiefmap omdat ze afgehandeld zijn óf in het bakje/mapje waarin je de facturen verzamelt voordat je ze betaalt.
4. Factureer regelmatig en verwerk dat meteen in de administratie:
- Factureer op een vast moment in de week of de maand. Plan dat ook in je agenda, zodat je zeker weet dat je er tijd voor hebt.
- Verwerk de uitgaande facturen meteen in je boekhoudprogramma. Of nog beter: zorg dat je een programma hebt dat dit gemakkelijk voor je doet (zoals Moneybird).
- Vergeet niet om ook de verkoopfacturen op te bergen in de juiste map. Ik sla ze altijd meteen op in een map Debiteuren van het betreffende boekjaar.
Als je deze regels volgt, kun je nooit achterstand oplopen in de facturering en heb je altijd overzicht in je debiteurenpositie. Dat heeft positieve gevolgen voor je financiële ruimte.
Dat alles gezegd hebbende: zorg dat je altijd goed advies inwint over je boekhouding. Ook al verwerk je zelf alle transacties in je boekhoudprogramma, dan nog moet je wel weten hoe je dat moet doen. Laat een boekhouder of accountant je administratie nakijken of overleg periodiek of alles nog wel goed ingericht is.