Heb jij ook teveel emails in je Inbox en zou je de mailstroom graag wat willen beperken? Denk dan eens na over welke mails wel in je Inbox en welke mails niet daarin thuis horen. Want lang niet ieder bericht verdient een plekje op de eerste rang!
Voor veel mensen bestaat de mailbox uit één map waarin alle berichten binnenkomen. Dat betekent dat werkelijk alles dat naar dat ene emailadres wordt gestuurd, ook langskomt op het netvlies.
Belangrijke zakelijke berichten staan tussen leuke privé emailtjes, dringende emails worden omringd door mails die gerust nog een dag kunnen wachten en ga zo maar door. Er staan zelfs cc-mailtjes waar je eigenlijk helemaal geen actie op hoeft te ondernemen!
Inbox: alleen belangrijke berichten
Zou het niet veel fijner zijn als je in je Inbox alleen maar de échte belangrijke berichten zou krijgen? Natuurlijk! En dat kan: door regels in te stellen die ervoor zorgen dat je emailberichten automatisch verplaatst worden bij binnenkomst.
Werkwijze:
Stap 1: wat hoort in je Inbox en wat niet?
Denk na over welke berichten NIET in je Inbox thuis horen, zoals CC-berichten, nieuwsbrieven etc.
Stap 2: maak mappen aan
Maak mapjes aan voor de verschillende soorten berichten. Maak die mapjes het liefste aan als submap onder je Inbox. Hier komt immers ongelezen mail te staan!
Tip: maak niet té veel mapjes aan. Dan raak je het overzicht weer kwijt…
Stap 3: maak de regels aan
Identicifeer eerst wat deze berichten uniek maakt. Bijvoorbeeld de afzender, of het onderwerp of een specifiek woord in de hoofdtekst. Het kan natuurlijk ook een combinatie van deze dingen zijn.
En maak nu de regels aan op basis van die kenmerken.
In Outlook:
- Selechteer het bericht
- Klink op de rechtermuisknop,
- Kies ‘Regel maken’
In Apple Mail:
- menu Mail
- Voorkeuren
- Tabblad Regels
- Voeg regel toe
In Gmail:
- Instellingen
- Filters en geblokkeerde adressen
- Nieuw filter maken
Leer Slimmer Werken
Met de online training Slimmer Werken doe je zo leer je hoe je je mailbox, takenlijst en agenda optimaal laat samenwerken.
Dit artikel is bijgewerkt op 26 augustus 2019. Mocht je merken dat de werkwijzen in Outlook, Mail of Gmail niet meer kloppen, laat het me dan aub weten.