Hoe overleef ik in de informatie-jungle?

Zelfs nu ik mijn eigen bedrijf heb, heb ik last van informatie-overload. Op steeds meer plaatsen trouwens, want iedere ondernemer communiceert niet alleen via e-mail maar gebruikt ook social media. Gelukkig hoef ik lang niet alle informatie die ik binnenkrijg te bewaren. Dus verwijder ik wat ik kan verwijderen, zodat het overzichtelijk blijft. Wat ik bewaar, zet ik in mijn e-mailarchief dat gelukkig goed doorzoekbaar is.

Het zijn mijn survival skills om te overleven in de informatie-jungle. En daar doe ik het behoorlijk goed mee. Maar hoe zit het met jouw uitrusting? Zie jij nog de bomen door het bos? Of ben je inmiddels hopeloos verdwaald?

Informatie is geen kennis

Waar het informatiebos in eerste instantie een los beplant stukje grond was met hier en daar een magere spriet van een boom, is het nu verworden tot een woest, dichtbegroeid oerwoud waar het moeilijk oriënteren is.

Dat het bos zo snel jungle is geworden, is niet raar. De meeste mensen hechten namelijk nogal aan de informatie die ze vergaren. Logisch ook in onze kenniseconomie: kennis is macht, kennis is waardevol. En daar doe je dus niet zomaar afstand van. Maar kennis is iets anders dan informatie. Is al die informatie op je pc en in je kantoor net zo waardevol? Of wordt al die informatie zo langzamerhand eigenlijk vooral een stuk ballast?

Kritisch zijn

Juist doordat je alles zo zorgvuldig hebt bewaard, loop je het risico dat je belangrijke informatie niet meer boven water krijgt.

Misschien valt het bij jou nog wel mee. Als ZZP-er zul je  nooit te maken krijgen met zo’n enorm archief. Tenminste, dat denk je. Maar ik ben bang dat je aanname niet klopt. Ook jij, waar je ook werkt en hoe groot of klein je organisatie ook is, zult vroeg of laat overspoeld worden door informatie. Of je komt tot de ontdekking dat je – juist doordat je alles zo zorgvuldig hebt bewaard – belangrijke informatie niet meer boven water kunt krijgen. Wees daarom heel kritisch als je bepaalt wat je wel en niet nodig hebt.

Stel jezelf maar eens de vraag wat er kan gebeuren als je de betreffende e-mail of het net uitgeknipte artikel NIET bewaart. Ga je dan failliet? Gebeurt er een ramp? Zal de Belastingdienst je zwaar bestraffen? Als het antwoord op deze vragen ‘Nee’ luidt, dan is er een kans dat je best zonder het betreffende stukje informatie kunt.

Wat als?

Maar zelfs als je absoluut niet zonder dat stukje informatie kunt, wil dat nog niet zeggen dat je het ook moet bewaren. Ik laat mijn klanten vaak de noodvraag beantwoorden: “Stel dát je dit weggooit en je blijkt het morgen nodig te hebben. Wat zou je dan doen?” Meestal blijkt dat ze daar heel makkelijk een oplossing voor hebben. Niet raar ook: het gemiddelde document zwerft in 20-voud door een organisatie.

Juiste uitrusting

Zorg dus de je WEET wat je echt nodig hebt en wat niet. En waar je de informatie die je echt nodig hebt, nog meer kunt vinden. Die kennis zal je helpen om te overleven in de informatie-jungle. Want net als in de echte jungle geldt hier dat je het beste kunt presteren als je licht bepakt bent, maar wel uitgerust met de juiste zaken.

Zorg dus dat je geen overbodige ballast mee blijft slepen en de zaken die je echt nodig hebt, zonder problemen kunt vinden. En slijp je kapmes, zodat je ongewenste boompjes (lees e-mails, tweets en andere informatiebronnen) met wortel en al kunt verwijderen.