Over mijn mailboxfout (en hoe jij ‘m voorkomt).
Heb jij ook het gevoel dat je inbox alweer sneller groeit dan je goede voornemens? Zo gaat dat vaak, vooral omdat we allemaal weer hard aan het werk zijn na de kerstvakantie. Er is een kleine gewoonte in het bijzonder die hier een rol in speelt.
Ga maar eens na: je plant je vergaderingen in, maar niet je gewone werk. En al zeker niet het bijwerken van je mail. Voor je het weet, ontploft je mailbox weer en wordt ook je takenlijst een janboel.
Jaren geleden deed ik precies hetzelfde, denkende dat ik juist de principes van de Eisenhowerkwadranten toepaste. Die mailbox opruimen, dat was toch zeker geen belangrijke klus!?
Ik kwam er al snel achter dat ik het mis had en niet alleen omdat mijn collega’s me vroegen waar de informatie bleef waar ze om gevraagd hadden. 😬 Het was vooral dat onrustige gevoel in mijn onderbuik dat me ertoe aanzette om die mailbox meer prioriteit toe te kennen.
Terugkijkend was het misschien wel het eerste teken dat ik me zou richten op een carrière als opruim- en productiviteitscoach. Maar toen was het vooral een eye-opener: niet urgent kan inderdaad ontzettend belangrijk zijn.
Kleine klus, groot effect
Je mailbox bijhouden is dus bij uitstek een kwadrant 2 activiteit. Een perfect voorbeeld van zo’n klus die continu weggeschoven wordt ten gunste van de waan van de dag. En dat terwijl een beetje overzicht juist die waan van de dag kan voorkomen.
Dus mijn eerste tip van het nieuwe jaar: maak tijd voor die mailbox!
Het hoeft geen Mailbox Zero te worden (hoewel ik daar wel absoluut voorstander van ben), maar zorg dat je het liefst iedere dag bijgewerkt bent. En dat betekent dat je de e-mails waar je wél iets mee moet, op je takenlijst en dus op je netvlies hebt staan.
Hoe hou je je mailbox opgeruimd?
Je mailbox opruimen hoeft geen tijdrovende taak te zijn. Met een paar simpele stappen kom je al een heel eind.
Drie tips om je te helpen je mailbox opgeruimd te houden:
Met twee keer 30 minuten per dag kom je al een heel eind.
Prioriteer eerst je e-mails zonder dat je meteen inhoudelijk een antwoord stuurt.
Het hoeft niet meteen perfect. Een nieuwe gewoonte bouw je namelijk stap voor stap op. Deze week 1x, volgende week 2x en wie weet, over 2 maanden doe je het iedere dag.
Zoals ik in de training 50x Slimmer met Outlook altijd zeg: geef jezelf gewoon twee maanden om van mailbox-tijd een vaste gewoonte te maken. Als het mijn cursisten lukt, dan lukt het jou zeker ook.
Er start trouwens regelmatig een nieuwe online groepstraining. Kom jij meedoen?
Tot de volgende Hacks & Habits,
