Na de vakantie of een langere tijd van afwezigheid kan je mailbox helemaal vollopen met berichten van Jan en alleman. Of misschien wil je nu eindelijk toch zo’n heerlijke lege mailbox en weet je niet waar je moet beginnen. Hieronder vind je 5 tips die je helpen om de mailbox eens eindelijk echt op te ruimen.
1. Filter op afzender
De afzender zegt vaak iets over het soort e-mail. Zo kun je snel bepalen of mails bewaard moeten worden, voorrang dienen te krijgen of gewoon meteen de prullenbak in. De reclamemails van Bol.com mogen meteen weg, maar de mails van je baas verdienen wel je aandacht.
Door op afzender te filteren, kun je heel snel al veel mails uit je mailbox halen. Dat kun je op 2 manieren doen:
- Sorteer de e-mails op afzender en scroll naar de afzenders waarvan je mails wel weg mogen.
- Stel regels in voor die afzenders en laat ze automatisch uit je Inbox naar die andere map verplaatsen.
De regels zijn ook ideaal voor e-mails die je wel wilt lezen, maar niet de absolute aandacht behoeven, zoals cc-tjes. Maak verschillende mappen hiervoor aan en laat ze automatisch verplaatsen. Later loop je die mappen nog eens door. Heb je na twee weken nog steeds geen tijd gehad om ‘bij te lezen’? Verwijder dan de hele map.
Weet je niet hoe je de regels instelt? Lees het in deze blog.
2. Weergeven per discussie
Tegenwoordig kun je in elk e-mailprogramma de e-mails groeperen op discussie. Alle e-mails binnen de discussie staan dan bij elkaar en dat maakt het een stuk overzichtelijker.
Bekijk eerst het laatste bericht, dat geeft je de actuele stand van zaken en vaak lossen veel dingen zich vanzelf op. In die laatste mail staat waarschijnlijk ook de rest van de correspondentie in. De rest van de discussie kun je waarschijnlijk opschonen (Outlook biedt daar trouwens een aparte knop voor).
3. Niet meteen afhandelen
Zo’n opschoonactie kan eindeloos duren als je alle berichten een voor een afzonderlijk gaat afhandelen. En dat werkt ontzettend demotiverend. Pas in plaats daarvan de Getting Things Done-methode toe:
- Handel alleen e-mails die heel weinig tijd kosten meteen af (een paar minuutjes).
- Is er meer tijd nodig voor de klus, zet hem dan op je takenlijst. Dat kan heel gemakkelijk door hem te vlaggen voor opvolgen. Haal de mail vervolgens wel uit je Inbox en zet hem in de archiefmap of de map ‘Nog af te handelen’ of welke map je er ook voor aanmaakt.
- Sorteer en prioriteer meteen daarna de klussen op je takenlijst, zodat je het belangrijkste eerst afhandelt.
4. Neem voldoende tijd
Doe je dit na je vakantie? Zorg dan in ieder geval dat je jezelf de tijd gunt om je mailbox (en andere post) helemaal bij te werken want anders loop je nog weken achter de feiten aan. Een echte ‘opschoonactie’ zorgt ervoor dat je weer helemaal bij bent en de juiste prioriteiten kunt stellen. Want het ruimt niet alleen je mailbox op maar ook je hoofd!
En mocht je dit doen als grote, achterstallige opruimactie? Hou er dan rekening mee dat er wel eens heel wat uren in kunnen gaan zitten, afhankelijk van hoeveel mails je in je Inbox hebt staan. Plan desnoods twee keer per week een half uurtje in om deze grote klus te klaren. Werk van recent naar langer geleden, zodat je de meest urgente mails getackeld hebt.
5. Maak een tijdelijk archief
Eén blik op je agenda laat zien dat je voorlopig geen substantiële tijd hebt om je mailbox helemaal op te ruimen. Toch wil je graag aan de slag met Inbox Zero. Dan zit er maar 1 ding op: je maakt een tijdelijk archief aan.
Maak een mapje aan onder je Inbox met een naam die de lading dekt voor jou. ‘Tijdelijk archief’ kan prima, ook namen als ‘Nog bewaren’, ‘Tijdelijk mapje’ en ‘Bekijken’ ben ik in de afgelopen 15 jaar al tegengekomen. Als jij maar weet wat je ermee bedoelt, ook na een jaar. Hoewel je natuurlijk hoopt dat je er sneller aan toe zult komen.
Selecteer nu alle mails ouder dan pak ‘m beet een maand en sleep ze naar je nieuwe map. Dat kun je waarschijnlijk het beste in porties doen, om te voorkomen dat Outlook (of welk e-mailprogramma je ook gebruikt) vastloopt. Test de snelheid eventueel eerst.
Als je dat hebt gedaan, werk je de mails van de afgelopen maand helemaal bij. En vanaf dat moment kun je genieten van een echte opgeruimde mailbox. Tenminste… als je ook de allerlaatste tip opvolgt….
Voorkomen beter dan genezen
Als je eenmaal de boel op orde hebt, zorg er dan voor dat je het ook bijhoudt. Ook daarvoor zul je tijd moeten maken en jezelf dwingen op je Inbox echt op te schonen. Plan je je volgende vakantie al in? Blokkeer dan ook minstens 1 dag om je mailbox bij te werken.
Schrijf je in voor het Emagazine
Extra tips, trucs en kortingen ontvangen? Meld je dan nu aan!
[yikes-mailchimp form=”1″]