Heb jij al kennis gemaakt met het handigste hulpje in Outlook? Hij heet de werkbalk Snelle Toegang en kan je flink wat klikjes of toetsaanslagen besparen. Je zet er je meest gebruikte handelingen in, zodat je die met 2 toetsen of 1 klik meteen kunt uitvoeren. Ik gebruik hem in Outlook bijvoorbeeld om alle mails in een map als gelezen te markeren en het leesvenster aan of uit te zetten. Normaal zou ik daarvoor verschillende muisklikken of toetsaanslagen kwijt zijn. Nu gaat dat supersnel.
In alle Office-programma’s
De werkbalk Snelle Toegang staat standaard boven het lint in elke Office-applicatie, zoals Word en Outlook. Er staan standaard al een paar veelgebruikte opdrachten in, zoals in Outlook de knoppen voor ‘Alles verzenden en ontvangen’ en wat ik de ‘Oeps-toets’ noem: de knop Ongedaan maken. Je kunt de werkbalk echter naar gelieven aanpassen, knoppen erbij zetten en ongebruikte knoppen eruit gooien.
Zo maak je je persoonlijke, op maat gemaakte menu dat de opdrachten die jij veel gebruikt toegankelijk maakt met een simpele toetsaanslag. Al die knoppen op deze werkbalk kun je namelijk activeren door de combinatie Alt en een cijfer. Het cijfer wordt bepaald door de positie op de balk, de meest linkse knop krijgt een 1, de knop daarnaast de 2 etc. In mijn Outlook markeer ik dus alle e-mails als gelezen met de sneltoets Alt-1 (druk eerst de Alt in en dan het cijfer), ongeacht in welke map ik zit.
Kameleon
Net als het Lint is de werkbalk Snelle Toegang een echte kameleon. In elk programma en in bijna elke weergave past hij zich automatisch aan. En dat is wel zo fijn. Want het maakt natuurlijk wel wat uit of een e-mail aan het schrijven bent of een nieuwe afspraak maakt in je agenda. In het ene geval wil je een handtekening toevoegen en de mail verzenden, in het andere geval wil je de afspraak gewoon opslaan. Het is dus handig om per programma en weergave te bekijjken welke knoppen je veel gebruikt en die op de betreffende werkbalk toevoegt. Vaak is dat ook een kwestie van uitproberen.
Werkwijze
Stap 1: welke knoppen?
Om echt goed gebruik te maken van de werkbalk Snelle Toegang zorg je dat je eerst een selectie maakt van de veelgebruikte toetsen. Want de Snelle Toegang is pas echt snel als je echt met een simpele sneltoets of klik die opdracht kunt uitvoeren. Idealiter staan er minder dan 9 knoppen in deze werkbalk, zodat je met de toetsen Alt-1 t/m Alt-9 alle knoppen kunt bedienen. En ook als je de muis gebruikt in plaats van de sneltoetsen, is het fijn als er niet teveel in de werkbalk staat. Overzicht helpt echt! Wees dus kritisch!
Stap 2: de Werkbalk Snelle Toegang aanpassen
Als je besloten hebt welke knoppen je wel en niet op de werkbalk wilt hebben, ga je de werkbalk aanpassen:
- Klik met de rechtermuisknop op het pijltje rechts van de werkbalk om toegang te krijgen tot het menu ‘Werkbalk Snelle Toegang aanpassen‘ .
- Kies een van de opdrachten of
- klik op ‘Meer opdrachten…‘ onderaan. Je komt dan in het dialoogscherm om de werkbalk volledig aan te passen. Je kunt hier uit alle beschikbare opdrachten kiezen en ze toevoegen aan de werkbalk:
- Kies in het middelste deel uit het lijstje welke opdrachten je wilt toevoegen. Zelf kies ik altijd voor ‘Alle opdrachten‘
- Selecteer in de lijst de opdracht die je wilt toevoegen aan de werkbalk Snelle Toegang
- Klik op ‘Toevoegen‘ in het midden
De opdracht is nu toegevoegd aan het lijstje rechts. Met de pijltjes aan de rechterkant kun je opdrachten naar boven of naar beneden verplaatsen. In de werkbalk schuiven ze dan naar links resp. rechts. Hiermee kun je dus de sneltoets kiezen: de meest linkse positie heeft sneltoets Alt-1.
Deze bewerking lijkt overigens heel erg op het aanpassen van het lint.
Stap 3: snelle toegang!
Nu kun je de opdrachten op de werkbalk gebruiken. Klik met de muis of gebruik de sneltoets:
- Druk eerst de Alt-toets in
- Hou deze ingedrukt: je ziet de cijfertjes verschijnen bij de knoppen
- Toets nu het cijfer ook in (de Alt-toets nog steeds ingedrukt houdend).
Gerelateerde artikelen: