Daar zit je dan met je takenlijst, een overvolle agenda en dito mailbox. Je hebt het druk met van alles en nog wat, maar eigenlijk komt er helemaal niets uit je handen. Aan het eind van de dag had je eigenlijk zoveel af willen hebben, maar van je lijstje kun je maar een paar dingen afvinken als je geluk hebt. Komt dit verhaal je bekend voor? Mij in ieder geval wel. Ik heb er regelmatig last van, alle slimme ideeën over efficiënt werken en timemanagement-kennis ten spijt. De oorzaak: procrastinatie oftewel uitstelgedrag.
Ik vermoed dat procrastinatie dé belangrijkste bron van inefficiënt gedrag is. En een van de geniepigste. Want we hebben het vaak niet in de gaten dat we zitten uit te stellen.
1001 dingen belangrijker?
Zo moest ik onlangs mijn aangifte inkomstenbelasting verzorgen. Eigenwijs als ik ben, regel ik dat helemaal zelf. En hoewel ik best goed ben met de cijfertjes, is het wel iets waar ik nog wel eens tegenop zie…
Je voelt hem al: in plaats van dat ik braaf aan mijn aangifte ging werken vond ik 1001 andere dingen véél belangrijker! En dat terwijl de deadline toch echt naderde. Vooral de e-mails in mijn Inbox vond ik reuze interessant en voor ik het wist, was ik 2 uur verder. En goed, ik had ook nog wel een paar weken de tijd en die mails moesten immers ook behandeld worden, nietwaar?
Levert vast problemen op
Het leken me allemaal valide redenen waarom ik vooral nog niet aan de belastingen moest beginnen. Niet ‘hoefde te beginnen’. Nee, ‘moest’! Ik had mezelf, onbewust, ervan overtuigd dat ik beter met andere zaken bezig moest zijn. En dat terwijl ik – als ik er even bij stil stond – heel goed wist dat ik het maar beter wel kon doen. Maar met de ervaringen van voorgaande jaren nog vers in het geheugen – en die waren niet al te best- zag ik de bui al hangen. Het was een typisch geval van Levert Vast Problemen op. De op 1 na belangrijkste reden waarom we dingen uitstellen.
Niet leuk genoeg
De belangrijkste reden om uitstelgedrag te vertonen is Niet Leuk Genoeg. Want het is gewoon een feit dat we vooral graag dingen doen die we leuk vinden. Dat motiveert ons. Zaken die we niet leuk vinden, laten we liever achterwege. Zaken zoals de belastingen roepen meteen procrastinatie op. Althans, voor de meeste mensen.
Tijd zat? Of teveel?
Persoonlijk vind ik cijfertjes – en dus ook wel belastingen – stiekem een beetje leuk. Niet doorvertellen, want ze brengen me geheid naar het gekkenhuis! Maar in mijn geval was ‘Niet Leuk Genoeg’ duidelijk niet dé reden om de boel uit te stellen. Dat ik het toch deed, kwam onder andere doordat ook de 3e belangrijkste uistelreden een rol speelde: Tijd zat. De deadline, hoewel naderend, was nog niet dichtbij genoeg dus had ik nog ruimte om uit te stellen. Eigenlijk had ik teveel tijd.
Maar goed, wat moet jij hier nu mee? Hoe gaat deze blog jou helpen om dingen voortaan meteen aan te pakken? Omdat dit stukje jou er beter van bewust gaat maken wat allemaal tot uitstelgedrag kan leiden. Zodat jij daar voortaan beter rekening mee kan houden. Een paar tips – Eerste hulp bij lastige taken:
1. Is het Niet Leuk Genoeg? Zorg voor een beloning!
Maak je beloning specifiek en leuk genoeg om je te motiveren wél aan de taak te beginnen. Heb je bijvoorbeeld een hekel aan acquisitie doen maar vind je het hartstikke leuk om rond te neuzen op Facebook? Beloon jezelf dan na 5 acquisitietelefoontjes met een half uurtje Facebooken.
Zo’n beloning werkt meteen door in je brein en zorgt ervoor dat je gemotiveerder bent om de klus uit te voeren. Een ideaal middel tegen procrastinatie dus. Je mag trouwens natuurlijk ook kiezen voor een beloning in natura, zoals een ijsje, biertje, koekje of een heerlijke massage.
2. Maak van ‘Tijd Zat’ – ‘Tijd genoeg’
Procrastinatie voorkom je ook door te zorgen voor een stok achter de deur. In dat geval komt de motivatie niet uit een mogelijke beloning achteraf maar omdat je problemen wilt voorkomen.
Plan je taken daarom niet te ruim in. Een deadline moet niet te ver in de toekomst liggen want dan is er nog te veel tijd om uit te stellen. Plan trouwens ook niet te krap, zorg in ieder geval wel ervoor dat je genoeg tijd hebt om eventuele tegenvallers op te vangen. Anders is procrastinatie niet je grootste probleem.
3. Regel een hulpje bij problemen
Een geval van ‘Levert vast problemen op’ is meestal makkelijk te ondervangen door hulp te vragen aan mensen die het wél kunnen. Liefst zelfs aan mensen die het een eitje vinden. Belastingen? Laat ze door je accountant doen of je administrateur.
Een hulpje kan ook iets zijn dat het je makkelijker maakt om iets te doen. Zo heb ik in de loop der jaren geleerd van mijn (belasting)fouten uit het verleden en een handleidinkje gemaakt dat me helpt wijs te worden uit de aangifte. Of een makkelijk aangifte/ adminsitratieprogramma gebruiken. Dat helpt ook al.
PS: Mijn hulpje (lees: handleiding) zorgde er uiteindelijk voor dat ik mijn aangifte binnen 2 uurtjes helemaal klaar voor verzenden had, wat een grote vooruitgang was ten opzichte van vorig jaar. Helemaal blij surfte ik dus naar de site van de Belastingdienst om in te loggen. En kreeg prompt een foutmelding: technische storing. Blijkbaar was het nog geen tijd…..
Hulp nodig bij procrastinatie?
Lukt het je ondanks deze tips nog niet goed genoeg om je uitstelgedrag om te keren in effectief werken en heb je een extra zetje nodig? Neem dan gerust contact met me op om te kijken hoe ik je verder zou kunnen helpen. Of schrijf je bijv. in voor de training Slimmer Werken doe je zo!
Stop je uitstelgedrag.
Begin met leven.
Met de online training Slimmer Werken doe je zo leer je hoe je je digitale werkomgeving zo inricht dat je niet meer afgeleid wordt en wel tijd overhoudt voor de dingen die belangrijk zijn.