Iedereen heeft ze wel: afspraken die iedere week of iedere maand terugkomen. In deze blog een korte handleiding hoe je die snel en gemakkelijk in je elektronische agenda zet.
De elektronische agenda’s bieden je volop mogelijkheden voor het plannen van die afspraken. Ook als je zo’n afspraak eens in de 3 weken of iedere eerste maandag van de maand hebt, kun je het terugkeerpatroon erin kwijt. Hieronder een korte uitleg hoe je dat kunt doen.
Terugkerende afspraak maken
Om te beginnen maak je een nieuwe afspraak aan of open je een bestaande afspraak. Vervolgens pas je die aan.
In Outlook:
- Klik op de knop Terugkeerpatroon
- Vul de gewenste opties in
- Klik op OK en sla je afspraak op.
Leer Slimmer Werken
Met de online training Slimmer Werken doe je zo leer je hoe je je mailbox, takenlijst en agenda optimaal laat samenwerken.
In de Mac Agenda app:
- Klik op de datum om de details te wijzigen
- Kies Herhaling
- Geef het herhalingspatroon aan
- Sluit de infolade
In Google Agenda
- Klik op Bewerken
- Vink het vakje Herhalen.. aan
- Vul de gewenste opties in
- Klik op Gereed om het Herhalingsscherm te sluiten
- Klik op Opslaan.
Terugkeerpatroon wijzigen
Als je het terugkeerpatroon wilt wijzigen of het tijdstip van de betreffende afspraak, dan kan het in Outlook handig zijn om het terugkeerpatroon te laten eindigen op het moment van de wijziging en een nieuwe afspraak erin te ztten. Anders worden met terugwerkende kracht al je afspraken gewijzigd en staat het werkoverleg dat op maandag plaatsvond opeens op dinsdag in je agenda.
Voor mensen die nooit meer terugkijken in hun agenda geen probleem natuurlijk. Voor mensen die dat wel doen (bijv. zelfstandig ondernemers die bij de belastingdienst moeten aantonen dat ze echt gewerkt hebben die dag) is de nieuwe afspraak waarschijnlijk beter.
Op de Mac is dat beter geregeld: daar zal de wijziging alleen van toepassing zijn op toekomstige afspraken.
Is het ook mogelijk in outlook om een afspraak die meerdere keren gehouden wordt, maar niet op vaste data in één keer in je agenda te zetten?
Hoi Peter,
Voor zover ik weet, is dat niet mogelijk. Ontzettend jammer natuurlijk!
Maar zelf pas ik in die gevallen wel het volgende trucje toe:
– Ik zet de afspraak er in op de eerste datum. Ik zorg er voor dat alle kenmerken (bijv. de categorie etc.) kloppen.
– Ik selecteer de afspraak en kopieer hem (sneltoets Ctrl-C of met linkermuisknop en optie Kopiëren)
– Vervolgens navigeer ik naar de volgende data en plak de afspraak op de juiste plek (met sneltoets Ctrl-V of wederom de linkermuisknop – plakken)
Voor het navigeren gebruik ik vaak de datum-navigator oftewel de kalendertjes aan de linkerkant van het scherm. Dat werkt het snelste.
Overigens werkt deze truc ook in andere agenda’s, zoals Google of op de Mac. De sneltoetsen kunnen dan trouwens wel anders zijn.
Een kleine correctie op mijn eigen reactie: ik merkte laatst bij een klant dat in Outlook de linkermuisknop niet overal het gewenste resultaat geeft. De sneltoetsen Ctrl-C en Ctrl-V wel.
Hallo,
Ik wil graag in de Google agenda Android app een kopie van een afspraak maken, dit is in tegenstelling tot de zelfde agenda welke je ook op het web kan bewerken, niet mogelijk. Dit is erg handig als je vervolg afspraken krijgt waarvan de datum en tijd pas bekend zijn bij je laatste afspraak. In de web versie kun je een afspraak bewerken en kiezen voor “meer acties” en “kopieer afspraak ” Ik vind het nl. nogal omslachtig om in de app via de optie “herhalen” een vervolg afspraak te maken. Een simple kopie met daarin alle gegevens van de vorige afspraak aangepast met de juiste datum en tijd zou veel handiger zijn. Enig idee of zie ik iets over het hoofd?
Dank voor een reactie.
Peter
Dag Peter,
Helaas heb ik zelf een iPhone, dus ben ik niet bepaald thuis in de Android-apps. Maar ik zal eens rondvragen in mijn netwerk, hopelijk kan iemand jouw vraag beantwoorden. Wordt vervolgd.
En als er lezers zijn die Peter kunnen helpen: reageer gerust!