Het lijkt zo handig en gemakkelijk, maar ondertussen is het ontzettend ineffectieve en vermoeiende methode: je Inbox als verkapte takenlijst gebruiken. In deze blog leg ik je uit waarom je brein er moeite mee heeft. En waarom je dus beter een andere oplossing kunt zoeken, ook als je niet neurodivergent bent.
Je Inbox als takenlijst heeft nadelen
Voor veel van mijn klanten lijkt het gewoon een handige manier om bij te houden wat ze nog moeten doen met hun e-mails. Ze laten ze gewoon in hun Inbox staan, soms markeren ze zelfs als ongelezen. “Anders vergeet ik dat ik er nog iets mee moet doen,” zei een van hen onlangs.
Maar je Inbox gebruiken als verkapte takenlijst levert op de achtergrond nogal wat onvoorziene nadelen op. Hier is wat er echt gebeurt maar waar jij je niet bewust van bent.
Extra cognitieve load
Je mails in je Inbox laten staan zorgt voor een open eindje in je brein en daarmee voor veel afleiding.
Al die onafgemaakte dingen blijven namelijk rondzingen in je hoofd. Op de achtergrond veroorzaken ze ruis, vertragen ze je denkwerk en eisen ze onnodig aandacht op.
Dat is geen karakterfout zoals je misschien van jezelf zult denken als je ADHD hebt, maar oeroud gedrag: toen we nog niets konden noteren, was herhalen de enige manier om iets niet te vergeten. Daardoor blijft je brein onafgemaakte taken automatisch aandacht geven, ook al kunnen we tegenwoordig alles opschrijven.
Dat is extra cognitive last, die voor iedereen belastend is maar voor neurodivergente mensen, zoals ADHDers, nog meer.
Anderen beslissen wat belangrijk is
Als jij je e-mails op volgorde van binnenkomst behandelt, laat je anderen jouw prioriteiten bepalen. Sommige mails kunnen eigenlijk wel wachten, maar omdat je nu eenmaal deze lijst afwerkt, komen ze eerder aan de beurt dan belangrijkere berichten.
Zeker als je gevoelig bent voor de druk van anderen (bijvoorbeeld als je HSP bent), zul je je hier lastig aan kunnen onttrekken.
Geen overzicht
In je Inbox staan waarschijnlijk berichten die waar je nog iets mee moet doen, die je al afgehandeld hebt, e-mails die je wilt bewaren en berichten die nog helemaal moet lezen. Een ratjetoe dus, die het nog moeilijker maakt om overzicht te houden in wat er allemaal speelt. De enige manier om te bepalen waar jij nu het beste je tijd en aandacht aan kunt besteden, is door de hele lijst door te nemen. Alweer!
Tijdrovend
En dat brengt me bij het laatste nadeel: deze aanpak lijkt snel maar is in werkelijkheid behoorlijk tijdrovend. Want telkens weer opnieuw die e-mails doornemen, lezen wat erin staat en bepalen óf je er iets mee moet, kost iedere keer weer kostbare tijd.
Slimmere oplossing: gebruik je takenlijst
Het is duidelijk: je Inbox gebruiken als takenlijst is iets waar je brein absoluut moeite mee heeft. Dat merk je waarschijnlijk ook wel regelmatig, maar tot nu toe wist je nog niet hoe je het slimmer en beter zou kunnen.
Maar de oplossing is simpel: koppel je e-mail gewoon aan je takenlijst als je er nog iets mee moet doen. Vervolgens gebruik je je takenlijst precies waar hij voor gemaakt is: het bijhouden van wat je nog moet doen.
Samenvattend:
Er zijn nogal wat nadelen als je je Inbox als takenlijst gebruikt. Zoals:
– Het zorgt voor extra cognitieve last;
– het werkt afleidend;
– het geeft anderen zeggenschap over jouw prioriteiten;
– het kost onnodig veel tijd;
– het vermindert je overzicht.