De geheimen van een goede planning zijn helemaal niet zo geheim. Het zijn eigenlijk een paar simpele uitgangspunten. Als je die toepast, dan wordt het een stuk gemakkelijker plannen, werk je relaxter en ren je niet meer gestresst naar die vergadering. Maar je moet ze maar net weten. In deze blog een simpele truc, die vaak over het hoofd wordt gezien.
Is dat ff schrikken!
Je maakt het vast geregeld mee. Je hebt een vergadering in je agenda staan en 5 minuten voordat het zo ver is, kom je tot je grote schrik erachter dat je nog eerst wat documenten moet printen. En ook nog dat stuk moet lezen, want een goede voorbereiding is het halve werk.
Een gevleugelde uitspraak en terecht ook. Helaas ook een van de meest vergeten onderdelen in de planning. Want de meeste plannen wel hun vergaderingen in maar alles wat tijd kost voorafgaand daaraan? Tja, dat registreren we om de een of andere reden niet zo maar. En dan is het vlak voor die bijeenkomst inderdaad flink stressen.
Wil je die stress voorkomen dan doe je er slim aan om rekening te houden met de voorbereidingstijd. Of het nu om het verzamelen van je spullen, het printen van de vergaderstukken of het nalezen van je aantekeningen van de vorige keer, die voorbereidingstijd verdient absoluut een plekje in je planning.
Kortom: wen je aan om bij iedere afspraak na te gaan of je de vergadering moet voorbereiden. En zet die voorbereidingstijd ook meteen in je agenda.
Lees hoe je meer planningstips kunt krijgen.
Slimme timing
Overigens doe je er slim aan die voorbereiding ook niet te ver van te voren te doen. Ideaal is het als de details nog fris in je geheugen zitten tijdens je vergadering. En bovendien: plan je het te ruim, dan heb je niet genoeg tijdsdruk en is de kans op uitstelgedrag groter.
Maar plan de voorbereidingstijd het ook niet te krap. Want dan kun je natuurlijk alsnog in de knel komen. Schat realistisch in hoeveel tijd het je ongeveer zal gaan kosten en zet dat meteen in je agenda. Op het juiste tijdstip natuurlijk.
Denk ook aan reistijd
Een bijzondere categorie ‘vergeten voorbereiding’ is trouwens reistijd. Wel de afspraak erin zetten maar geen rekening houden met reistijd (incl. files): dat is vragen om stress! Zet je reistijd dus ook meteen in je agenda als je de afspraak maakt.
Extra effectief
Behalve dat je een hoop gestress voorkomt als je in je planning rekening houdt met voorbereidingstijd, zorgt het er ook voor dat je een stuk effectiever kunt vergaderen. Want door je bijeenkomst goed voor te bereiden, kun je ook beter inspringen op vragen van je gesprekspartners en betere vragen stellen. Waar het ook over gaat, je zult zien dat je de tijdsinvestering dubbel en dwars terugverdient.
Niet alleen voor vergadering
Uiteraard gelden deze tips niet alleen voor vergaderingen. Welke klus je ook moet klaren, een goede voorbereiding is echt het halve werk. Dus hou rekening met voorbereidingstijd en werk een stuk relaxter.
Meer planningstips:
Volg de online training Slimmer Plannen
Meer ruimte in je dag begint bij het maken van een betere planning. Leer hoe je dat doet met deze korte training.
Wil je eerst verder lezen in mijn artikelen? Kijk dan eerst hier voor een goed stappenplan waarmee je je tekort aan tijd kunt oplossen.