Archiveren doe je zo!

Ik hielp laatst een andere ondernemer met wat advies over het opruimen van zijn werkplek thuis. Mijn belangrijkste advies was, dat hij gewoon aan de slag moest met opruimen. Dat ging hem vrij makkelijk af, bleek na ongeveer een week. Maar nadat hij het mooie houten oppervlak van zijn antieke bureau weer tevoorschijn had getoverd, vroeg hij mij: ‘hoe archiveer je je spullen zo dat je alles weer terugvindt?’. Dat vond hij toch erg lastig.

Geen Overzicht

Alles terugvinden? Ja, dat is voor veel mensen inderdaad ontzettend lastig. Ze slaan aan het opruimen, maar vinden later veel spullen niet meer terug. De oorzaak zit hem vaak in het feit dat veel mensen geen duidelijk overzicht hebben van alle onderwerpen waar ze mee te maken hebben. En zonder dat overzicht is het natuurlijk ook lastig om te bepalen waar je iets moet opbergen of iets moet terugvinden.

Daarnaast is het voor een goede archiefindeling nodig dat je de onderwerpen groepeert in samenhangende categorieën. Zodat er een duidelijke en zo eenvoudig mogelijke structuur zichtbaar wordt. Eentje waarin jij makkelijk kunt bepalen waar iets thuis hoort. Hier is de manier waarop je dat kunt doen:

Stap 1: onderwerpen verzamelen

Allereerst ga je alle onderwerpen opschrijven die in je archief voorkomen. Kijk maar eens door al je paperassen heen en schrijf de onderwerpen op die je tegenkomt op post-its, voor ieder onderwerp een aparte post-it.

Hanteer je eigen logica

Als je lijst compleet is, ga je de onderwerpen groeperen. De ziektekostenverzekering, de arbeidsongeschiktheidsverzekering en de inboedelverzekering hebben allemaal iets met elkaar gemeen: het zijn – juist ja – verzekeringen. Makkelijk, hè! Voor mij wel, want dit is mijn logica. Die van jou is misschien net ietsje anders. Kijk maar hoe jij het zou willen indelen. Het belangrijkste is dat je zoveel mogelijk samenvoegt, groepeert.

Dat vind je misschien erg lastig, om de overeenkomsten tussen de rekening van Essent, het waterbedrijf en de telefoonmaatschappij te zien. Voor mij zijn dat de vaste lasten die betrekking hebben op voorzieningen in het huis. Dus ook de internetaansluiting zit daarbij maar de inboedelverzekering niet, die had ik onder het kopje ‘Verzekeringen’ geschaard.

Maar dat is dus mijn logica, die van jou zit waarschijnlijk heel anders in elkaar. En die hou je gewoon aan, je kunt niks fout doen. Maar richt je vooral op de overeenkomsten en niet op de verschillen. Zo kun je de structuur eenvoudiger houden.

Wat te doen met meerkeuze?

Met het voorbeeld van die inboedelverzekering zijn we trouwens aanbeland bij een veelvoorkomend probleem: ‘Wat doe ik met een onderwerp dat op meerdere plekken opgeborgen kan worden?’ Het antwoord: je kiest. Voor het een of het ander. En desnoods schrijf je ergens op wat je gekozen hebt, zodat je het later ook kunt onthouden.

In professionele archieven wordt vaak gebruik gemaakt van een verwijskaart, zodat je in het ene dossier kunt lezen dat die gegevens op een andere plek te vinden zijn. Zo’n verwijskaart kan een gewoon blaadje zijn, dat je bovenop legt in de map of ordner. Op een van mijn oude werkplekken maakten we daarnaast gebruik van een Excel-bestandje waarin alle onderwerpen stonden. Makkelijk doorzoekbaar, makkelijk aan te passen.

Een rommella in het archief

Goed, terug naar die lijst met onderwerpen. Achter ieder onderwerp heb je de categorie gezet waartoe dit onderwerp behoort. Hopelijk heb je niet al te veel categorieën, maar dat is natuurlijk ook afhankelijk van hoe veel archief je hebt en de complexiteit van je administratie. Waarschijnlijk hou je nu een aantal onderwerpen over, die je niet hebt kunnen bundelen of onder een specifieke categorie hebt kunnen hangen. Maak daar het archief-equivalent van de rommella van:  een map ‘Diversen‘ of ‘Overigen’ bijv. Gooi er lekker van alles in.

Stap 2: bundelen

Breng nu de onderwerpen die tot een en dezelfde categorie behoren samen in een map of ordner. Gebruik tabbladen om de onderwerpen van elkaar te scheiden. Je kunt ook scheidingsstroken gebruiken, die zijn vaak wat steviger en ideaal voor hangmappen. Maar ik gebruik ze net zo goed in ordners. Past het niet allemaal in een map of ordner, verdeel het dan over meerdere (of ruim je archief nog ietsje beter op ;-).

Stap 3: je archief bijhouden

Je hebt nu een goede indeling van jouw archief. Een indeling die past bij jouw logica. Zodat je iets kunt terugvinden als je het zoekt. En zodat je dus ook makkelijk kunt bepalen waar je iets moet opbergen. Het enige dat je nu nog hoeft te doen, is het ook bijhouden. En dat zou vanaf nu niet meer zo moeilijk moeten zijn.