“Het was weer een hectische week geweest”, schreef N. in de chat van de Planningsessie. Op de vraag waar ze dan geen rekening mee had gehouden, gaf ze als antwoord dat een van haar presentaties veel meer tijd had gevergd dan ze had ingecalculeerd. Want na de presentatie had ze nog flink wat werk gehad om alle aantekeningen uit te werken. Maar met die follow-up had ze geen rekening gehouden.
Oeps, dat moet ook nog!
Het is inderdaad ook een van die vele vergeten onderdelen die wel een vast plekje in je planning verdienen: de follow-up. Heb je je planning goed voorbereid (tijdens de Planningsessie van Ondernemen met Focus bijvoorbeeld) en zelfs de voorbereidingstijd ingecalculeerd. Maar vergeet je daarna dat je ook nog een verslag moet uitwerken, een offerte moet maken, een voorstel moet aanpassen of nog informatie moet opvragen. En hup: weer in de stress!
Je bent er nog niet van af
Je leven (en je werk) wordt een stuk relaxter als je gewoon rekening houdt met de tijd die al dit soort akkefietjes je kosten. Dus onthoud: na zo’n afspraak ben je er vaak nog niet van af. Sterker nog: als het om een afspraak met een klant gaat, is het meestal nog pas het begin. Althans, dat hoop ik wel voor je!
En dat is ook de reden waarom je niet moet beknibbelen op de follow-up, want het is van invloed op de relatie met je klant, collega of medewerker. Daarom kun je maar beter tijd voor de follow-up inplannen. Tenzij je absoluut zeker weet dat jij niets hoeft te doen.
Volg de online training Slimmer Plannen
Meer ruimte in je dag begint bij het maken van een betere planning. Leer hoe je dat doet met deze korte training.
Tijdbesparend
Trouwens, ook als het niet jouw expliciete taak is om dingen af te handelen na een vergadering, is het toch goed om even tijd te nemen voor een follow-up. Hier een paar tips die je, ook al hoeven ze niet per se, wel heel veel kunnen opleveren.
- Maak een kort verslag van je bespreking, zodat je de volgende keer snel kunt nalezen wat je besproken hebt en daarop kunt inhaken.
- Begeleidt je klanten, bijv. als coach? Dan is het goed om te reflecteren op je eigen interactie met je klant.
- Neem even de tijd om acties in de toekomst in je agenda of takenlijst te zetten, zodat die op het juiste moment weer op je netvlies verschijnen (en jij het in de tussentijd even mag vergeten).
Meer tips over hoe je tijd kunt besparen vind je in dit artikel.
Timing is everything
Het tijdstip van je follow-up is trouwens net zo belangrijk als het tijdstip van je voorbereiding. Ik denk vaak nog terug aan de tijd dat ik nog wel eens verslagen van bijeenkomsten moest uitwerken, voor het werk en ook in de vrijwilligersfuncties die ik in de loop der jaren bekleed heb. Zo veel gemakkelijker en sneller om dat te doen meteen na de vergadering! Dus als dat is wat je moet doen, plan het dan zo kort mogelijk na je afspraak, want dan zit het nog vers in je geheugen. Maar als je iets creatiefs moet bedenken, dan kan het goed zijn om na een paar korte schetsen de boel een nachtje te laten rusten. Je brein maakt er dan vanzelf iets beters van.
Tip: OneNote
Voor het uitwerken van notities gebruik ik meestal OneNote, het notitieprogramma dat onderdeel is van het Office-pakket. Je kunt er je aantekeningen perfect in ordenen én je kunt je aantekeningen delen met anderen. Lees de blog die ik eerder over OneNote schreef.
Schrijf je in voor het Emagazine
Extra tips, trucs en kortingen ontvangen? Meld je dan nu aan!
[yikes-mailchimp form=”1″]