Als je nu eens góéd zou zoeken, dan zou je heel veel schatten (terug)vinden! Dat geldt voor je papieren dossiers, je sleutels en ook voor een programma als Outlook. Maar ja, zoeken in Outlook, dat is een verhaal apart. Een korte handleiding…
De heilige graal van het zoeken: Ctrl-E
In mijn organizing-praktijk maak ik het regelmatig mee: mensen die zoeken met het idee dat ze het toch niet zullen vinden. Het is alsof je rondkijkt met je ogen dicht en werkt als een ‘self-fulfilling prophecy’: het komt altijd uit. Tenzij je natuurlijk weet wat je moet doen.
Zo ook in Outlook: in plaats van gewoon maar te scrollen in die oneindige lijst met berichten, kun je beter gebruik maken van de superhandige zoekfunctie die het programma biedt. In alle Outlook-onderdelen staat het zoeken op de (fysieke) eerste plaats: bovenaan het scherm. Je hoeft er alleen maar op te klikken.
Nog sneller zoeken kan ook: gebruik dan de sneltoets Ctrl-E. Vervolgens typ je in het zoekveld de juiste zoektermen in en de resultaten komen al vanzelf tevoorschijn.
De gouden combinatie
Goed zoeken in Outlook is vooral ook een kwestie van de juiste combinatie vinden. Mijn favoriete zoekmethode behelst niet meer dan een naam (van ontvanger of afzender) en een trefwoord. Bijvoorbeeld: ‘workshop NVD’ of ‘Janssen offerte’. Wie veel e-mails bewaart en dus zoekt in een groot archief, kan op deze manier toch nog heel veel treffers krijgen.
De truc is om dan op je gemak naar het juiste tijdvak te scrollen. Tenminste, zo werkt het voor mij: ik heb een goed geheugen voor de periode waarin een bepaalde kwestie speelde. Vorig jaar zomer, een paar weken geleden of vlak voor Kerst 3 jaar terug, meestal heb ik nog wel een idee wanneer het ongeveer was. Door nu rustig te kijken, vind ik 95% van de e-mails terug.
Kies de juiste weergave
In Outlook 2010 en later is het mogelijk om je e-mails op discussie weer te geven. Daarbij kun je alle e-mailberichten in een discussie in- en weer uitvouwen. Dat is heel fijn, als je bezig bent om je mailbox bij te werken. Of snel naar een specifieke discussie wilt scrollen.
Maar als je gaat zoeken in Outlook (i.p.v. lezen) dan wil je niets over het hoofd zien. En dan wil je dus ook niet dat er per ongeluk berichten ‘ingeklapt’ zijn. Dus, als ik echt op zoek ga naar een e-mail in Outlook, dan zet ik de discussie-weergave uit, zeker als ik op bovengenoemde wijze zoek. Dat levert me de grootste kans om het item ook terug te vinden.
Samenvatting: zo zoek je in Outlook
Dus, nog even kort samengevat, zoeken in Outlook doe je zo:
- Gebruik de sneltoets ‘Ctrl-E’ of het tabblad ‘Zoeken’
- Gebruik de juiste combinatie:
- Naam afzender +
- Trefwoord +
- Scrol naar de juiste periode.
- Zet de discussieweergave uit.
Eenvoudige indeling is genoeg
Met deze tips hoef je je eigenlijk niet meer druk te maken over de indeling van je mappenstructuur. En hoef je dus ook niet meer na te denken waar je een e-mail nou moet bewaren, het kan allemaal in die ene grote bak. Zo lang je trouwens je Inbox maar wél helemaal opgeruimd houdt (en in dit artikel lees je waarom).
Wil je je mailarchief toch graag beter leren organiseren, kijk dan eens bij mijn online training Slimmer Werken. Daar leer ik je aan de hand van een stappenplan hoe je dat aanpakt.
Gerelateerde artikelen:
Leer Slimmer Werken
Met de online training Slimmer Werken doe je zo leer je hoe je je mailbox, takenlijst en agenda optimaal laat samenwerken.