Kom je tijd te kort? Zo verander je dat.

In onze huidige samenleving hebben we bijna alles wat ons hartje begeert: leuke uitjes om te doen, boeken om te lezen, spullen om te kopen en als we iets willen weten, dan zoeken we het gewoon op internet op. Maar er is één ding waar we structureel te kort aan hebben en dat is tijd.

Beperkt budget

Mijn moeder vertelde me ooit over de geldzorgen die ze vroeger had. Ik heb er nooit zo veel van gemerkt, maar zij kon geen boodschappen doen als de baas van mijn vader het loon een dag te laat overmaakte. Mijn moeder beschreef het als “aan het eind van het geld was er nog een stuk maand over”. En dat leverde haar heel veel stress op.

Iets dergelijks gebeurt ook in jouw hoofd als de tijd op raakt en je nog flink wat taken op je todo-lijst hebt staan. Je had gedacht dat je wel uit zou komen met de tijd, maar dat bleek tegen te vallen. Misschien omdat je je verkeken hebt op hoe veel werk het zou zijn of misschien heb je je te veel laten afleiden. Hoe dan ook: je kwam niet uit met je tijdbudget.

Je zou denken dat je daar na een of enkele keren wel beter in zou worden, maar als jij net als de meeste mensen bent, dan trap je iedere keer weer in die valkuil. Dat heeft verschillende oorzaken en de eerste is dat je je niet genoeg realiseert dat je echt maar een beperkt tijd-budget hebt.

Probleem 1

Niet beseffen dat je tijd echt beperkt is

Het is dus net als met geld: het zal nooit genoeg zijn om álles te doen. Je moet dus kiezen waar je je kostbare tijd aan wilt besteden: of dit of iets anders. En net zo goed zul je moeten beslissen wat je zult laten. Doe je dat niet, dan gaat je tijd gewoon op aan van alles en nog wat. En heb jij dus te weinig tijd om de dingen te doen die je echt zou willen doen.

Het grote plaatje

Beslissen waar je je kostbare tijd dan wel aan wilt besteden begint bij de basis: dat je eerst goed moet nadenken over wat je wilt bereiken en hoe je wilt leven. Dat doe je door je persoonlijke waarden in kaart te brengen: waar sta je voor en hoe wil je leven?

Die waarden werken als een kompas, als je er tenminste regelmatig op kijkt. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je je laat leiden door de waan van de dag. Vreselijk irritant is dat, maar het gebeurt ons allemaal. Want juist als je het druk hebt, heb je de neiging om door te rennen.

Probleem 2:

Je laten leiden door de waan van de dag i.p.v. door je persoonlijke kompas

De manier om de waan van de dag tegen te houden is echt stil te staan en uit te zoomen, te kijken naar het grotere plaatje en je strategie te bepalen. Zeker als je ondernemer bent, helpt dat je het overzicht te houden.

Tijdgebrek los je niet op met sneller werken

De volgende stap is concreter maken hoe je invulling gaat geven aan jouw normen en waarden. Hoe ga je die strategie implementeren? Welke doelen horen daarbij en wat moet je precies doen om die doelen te realiseren?

Dit is het punt waarop je zult realiseren dat er een verschil is tussen efficiëntie en effectiviteit: het eerste gaat over dingen sneller doen, het tweede gaat over de juiste dingen doen. Besef dat je je gebrek aan tijd nooit volledig zult kunnen oplossen met efficiency, hoe snel je ook werkt.

Probleem 3:

Denken dat je het wel zult redden als je maar snel en hard genoeg werkt.

Wat draagt het meeste bij?

Richt je in plaats daarvan op je persoonlijke effectiviteit. Die verbeter je o.a. door prioriteiten te stellen, niet alles te willen doen maar vooral te mikken op die dingen die het meeste bijdragen aan je doelen. Lastig, zeker als je een perfectionist bent. Maar als je wilt voorkomen dat je tijd te kort komt is het wel absoluut nodig: je moet echt kiezen waar je je tijd aan gaat besteden.

Tijd te kort of te veel willen?

Als je het slim aanpakt, dan beslis je dus vooraf wat je tijd zou moeten opleveren en maak je concreet met welke activiteiten je dat het snelste kunt bereiken. Maar de realiteit is vaak ietsje weerbarstiger.

Vergelijk het met een dagje shoppen: je was op zoek naar de ideale broek maar onderweg kwam je ook nog een mooi shirt tegen. Voor je het weet, heb je dat uit het rek gepakt en reken je dat af. En dan kom je thuis met een impulsaankoop in plaats van de outfit die je eigenlijk wilde scoren.

Als het om tijd gaat, bestaat een groot deel van je dag uit impuls-‘aankopen’. Dingen die je eigenlijk niet gepland had maar wel voorbij komen en waar je automatisch op reageert. Zoals een verzoek om hulp, bijvoorbeeld. Of de e-mails en social media berichten die binnen stromen. Dat zijn verleidingen die niet te weerstaan zijn en je doet er goed aan om die uit je werkomgeving te weren. Meer daarover lees je trouwens in dit deel van de website.

Probleem 4:

Je tijd laten opsnoepen door afleidingen en impulsieve beslissingen.

Plan een tekort aan tijd in

En tegelijkertijd vallen heel veel klussen flink tegen, kosten ze aanzienlijk meer tijd dan je had gedacht. Niet alleen perfectionisme is dus een valkuil, optimisme ook. Dat merk je als je een planning maakt, wat eigenlijk niets anders is dan een begroting van je tijd. Als je denkt dat het allemaal wel mee zal vallen, dan kom je waarschijnlijk bedrogen uit.

Zoals we aan het begin van dit artikel zagen, kun je dus maar het beste pessimistisch zijn als je een planning maakt. Ga ervan uit dat je minder in je dag zult kunnen proppen dan je denkt en hou ook rekening met onverwachte gebeurtenissen. Je weet nooit wat er gebeurt, je weet nooit wanneer. Maar er gebeurt altijd wel wat.

Waar kom je tijd te kort?

Die planning is trouwens vreselijk belangrijk om te maken, ook al denk jij misschien dat het toch geen zin heeft. Een goede planning helpt je om de juiste keuzes te maken, geeft je inzicht in hoeveel tijd je hebt en wanneer je tijd te kort zult komen. Zo kun je op tijd je prioriteiten en je planning bijstellen en voorkom je dat je gestresst raakt.

Probleem 5

Geen planning maken

Het laatste advies daarom: maak er dus een goede gewoonte van om iedere week een planning te maken. Gebaseerd op je persoonlijke waarden en doelen, die jouw prioriteiten weerspiegelt en je genoeg ruimte biedt. Zeker als je het druk hebt, is dat niet gemakkelijk. Maar als je het consequent doet, levert het je meer tijd op dan het je kost. Doen dus!

Meer leren over slimmer plannen, je doelen en waarden formuleren en prioriteiten stellen? Kijk dan naar mijn online programma Ondernemen met Focus.